Waarom werkt ons werkdrukbeleid niet effectief? Wat vraagt de praktijk? Laat je meenemen in een even heldere als ontregelende analyse, waarin op de belangrijkste werkdruk-theorieën, beleidsaanpak en institutionele stelsel met een psycho-sociaal-economische praktijkbril wordt gereflecteerd. Spoilers: De theorie, het beleid en de interventiepraktijk zijn aan vernieuwing toe. Een nieuw kabinet kan vernieuwen en heeft daar belang bij.

Dit blog bouwt voort op eerder in Arbo Magazine gepubliceerde ideeën over werkdrukbeleid.

Samenvatting meervoudig werkdrukbeleid

"Mensen worden niet overspannen van de problemen op hun werk, maar van de onmogelijkheid om die op te lossen." Ulbo de Sitter, grondlegger sociotechniek.

Wie durft?

Theoretisch tekort

Stelsel tekort

Heb je belangstelling voor de mogelijkheden van meervoudig werkdrukbeleid? Doe mee aan het gratis online lunchgesprek en schrijf je in via de side-bar.

De veranderkundige uitdaging

Het perspectief van werkdruk als probleem

Een voorbeeld van een probleembenadering is 'de motor is kapot'. De motor is een gesloten systeem; het probleem is na diagnose objectief vast te stellen. De oplossing kan worden geïmplementeerd. De manier van werken is die van een ingenieur. Het draait om zijn of haar vakmanschap. Problemen hebben een hogere of minder hoge urgentie, afhankelijk van de consequenties voor het functioneren van de organisatie als systeem. De bedrijfskundige invalshoek domineert in het debat.

Het perspectief van werkdruk als vraagstuk

Een voorbeeld van een vraagstuk is "Hoe voed ik mijn kinderen op?". Een vraagstuk hoeft geen probleem te zijn, maar als je vraagstukken negeert, ontstaan er problemen. Vraagstukken doen zich voor in open systemen. Er zijn geen definitieve oplossingen, maar wel interventiemogelijkheden met waarschijnlijke gevolgen. Er is ruimte voor twijfel en noodzaak tot samenwerking. Dat maakt dialoog essentieel. De manier van werken is die van een tuinier, gericht op verhoudingen, relaties en bedoelingen in de leefwereld van werkenden.

De krappe arbeidsmarkt dwingt het maximale uit het productieve potentieel te halen. De WRR waarschuwt dat werkintensivering de kwaliteit van arbeid en onze wervaart ondergraaft en luidt de noodklok. Verzuim was nooit zo hoog.

Meervoudig kijken: waarom?

Werkdruk is zowel een probleem als een vraagstuk. Er zit een 'gesloten' kant aan werkdruk en een 'open' kant. Werkdruk manifesteert zich in de systeemwereld én in de leefwereld. Je kunt vraagstukken in de leefwereld niet oplossen met de manier van denken van de ingenieur. Je kun problemen in de systeemwereld niet oplossen met de manier van denken van de tuinier.  Met een rode bril zie je het rood niet meer; met een blauwe bril zie je het blauw niet meer. Iedere organisatie heeft een cultuur, die voor één van beide perspectieven een voorkeur heeft. Dat veroorzaakt patronen - ook als die niet helpend zijn. Ook iedere organisatie-professional (medewerker, leidinggevende, HR adviseur) heeft een eigen manier van kijken, gevormd door achtergrond, studie (psychologie of bedrijfskunde?) en unieke denkstijl. Aan zulke denkvoorkeuren kunnen zij - ook als die belemmeren - zeer gehecht zijn.

De uitdaging is dus: hoe combineren we deze twee brillen tot een aanpak om werkdruk op individueel-, team- en organisatieniveau hanteerbaar te maken? In bestaande theorieën over werkdrukbeleid worden vele aspecten van systeem- en leefwereld herkend, maar niet onderscheiden. In de metafoor van de 3D bril: een rood en een blauw perspectief is niet hetzelfde als een groen perspectief.

“De kwaliteit van mijn werk is hoger én ik ben beter in balans.” Medewerker na toepassing van meervoudig werkdrukbeleid.

Meervoudig actie-onderzoek

Er zijn als je meervoudig durft te kijken veel mogelijkheden. De kunst is interventies klein te houden zodat meer kansen (leeropbrengsten) dan risico's (leerkosten) ontstaan. Een experiment kan niet mislukken, tenzij je er niets van leert. Ook de implementatiewijze van meervoudig werkdrukbeleid draagt bij aan de veerkracht van mens en organisatie. 

Meervoudig werkdrukbeleid is ook meervoudig aktie-onderzoek. Dit wordt uitgevoerd door leerteams waarin deelnemers hun probleem en/of vraagstuk onderzoeken. In dit aktie-onderzoek wordt de werkdruksituatie verbeterd met concrete, door medewerkers zelf geïnitieerde verandering en met steun vanuit de leidinggevende en andere rollen. De systeemwereld van organisaties biedt mogelijkheden voor het ondersteunen van rusttijden, team-effectiviteit of zelf-effectiviteit, door via objectivering de invloed van medewerkers te vergroten. De leefwereld biedt mogelijkheden om de psychologische veiligheid te vergroten, zodat de beschikbare creativiteit van medewerkers optimaal wordt benut bij het zoeken naar oplossingen. Dat fouten gemaakt mogen worden is hiervan een belangrijk uitgangspunt. Dat geeft comfort om te reflecteren op gedrag. 

In meervoudig werkdrukbeleid worden deze mogelijkheden in een oplossingsgericht proces verbonden. Denk aan zelfroosteren. In de sociotechniek worden met dat doel functies herontworpen: van eenvoudige taken in een complexe organisatie naar complexe taken in een eenvoudige organisatie. De aansluiting op de systeemwereld maakt dat meervoudig werkdrukbeleid ingepast kan worden in systeem- methoden zoals LEAN en Agile. In deze methoden zijn (al) meetbare regelkringen ingericht voor het verhogen van proceskwaliteit en klantwaarde en het verminderen van verspilling. Meervoudig werkdrukbeleid kan hier op worden aangehaakt.

De brug: een meetbare werkdrukdefinitie

De kern van de systeemwereld is om organisaties via meetbaarheid te verbeteren. Een meetbare werkdrukdefinitie kan in een dergelijk managementsystemen worden geïntegreerd en daarmee kunnen medewerkers invloed uitoefenen op de besturing om uitputting en uitval te voorkómen. De Methode Meetbare werkdrukbalans biedt zo'n meetbare werkdrukdefinitie en is in de LEAN praktijk al economisch rendabel toegepast, onderzocht en beschreven. Laten we eens kort ingaan op deze methode, om grip te krijgen op meervoudigheid. Als je geen behoefte hebt aan een voorbeeld, lees dan verder vanaf 'kort en concreet'.

Meetbare werkdrukbalans

De interventie Meetbare werkdrukbalans is een kortdurende meervoudige werkdrukinterventie, gemaakt voor organisaties met professionals die een flinke invloed (willen) hebben op hun eigen agenda en voor leidinggevenden die het oplossend vermogen en veerkracht integraal willen vergroten.

Het probleem (van te hoge werkdruk) wordt vanuit een positieve invalshoek benaderd. Het eigen gevoel van effectiviteit, invloed, waardering en betekenisvol zijn is van groot belang. Individuele succesbeleving is een belangrijke buffer voor stress en uitputting. Deze zogenaamde zelf-effectiviteit voorspelt hoge veerkracht. Zelf-effectiviteit is ontwikkelbaar. Daar is de methode op gericht.

Reflecteren op planningsgedrag

De eerste stappen in deze methode zijn de werkdruksituatie met een tool individueel in beeld te brengen, overzicht te krijgen en individueel fundamenteel oplossingsgericht op het eigen planningsgedrag te reflecteren. Het beeld heeft de vorm van visualisatie van de sprints of de marathon van taken. De medewerker maakt deze diagnose zelf na een korte training. De oplossingsrichtingen zijn afhankelijk van de eigen creativiteit om in de context andere keuzes te maken. Bijvoorbeeld door door verwachtingen beter te managen en daarmee het werk beter te compartimenteren en minder versnipperd te werken (time-management). Reflecteren op het eigen planningsgedrag is leerzaam en leuk. Deelnemers: "Druk af en toe de pauze-knop in en reflecteer vanuit verschillende perspectieven, verschillende kwaliteiten en verschillende energiebronnen. Dit levert meer plezier op en meer geconcentreerd en met energie werken." Zie ook het artikel 'De veerkrachtparadox' voor ervaringen van medewerkers hiermee. 

Dat is goed nieuws, maar hoe kunnen we tegelijk voorkomen dat de verantwoordelijkheid voor beïnvloeding van werkdruk (te) eenzijdig bij medewerkers terecht komt? 

Gespreksagenda van het werkdrukgesprek

De medewerker kan veel, maar niet alle problemen oplossen. Wanneer prioritering vanuit een gesloten systeembenadering niet individueel oplosbaar blijkt, start het zoeken naar oplossingen via de open systeem benadering. Juist daar spelen leidinggevende en hoger management een cruciale rol. 

"Het eigen gevoel van effectiviteit, invloed, waardering en betekenisvol zijn. Daar startte het in deze methode mee. Dat bouwden we verder uit." HR directeur over Meetbare werkdrukbalans.

In de methode Meetbare Werkdrukbalans wordt dit ondersteund met een gespreksagenda met leidinggevenden of collega's. Dit gesprek start met de resultaten van het 'gesloten onderzoek'. Leidinggevenden kunnen doorvragen, zonder het probleem over te nemen. In de dialoog spelen vervolgens relaties, bedoelingen, belangen, vertrouwen en het gunnen van succes een grote rol. 

“We snappen beter wat er aan de hand is en anticiperen beter. Het oplossend vermogen en de flexibiliteit zijn verbeterd. Als je stress voelt, kun je dat zichtbaar maken en daardoor beter beïnvloedbaar of bespreekbaar maken." Manager over de methode Meetbare werkdrukbalans.

Het samenspel tussen individu, team en organisatie; tussen operationeel- tactisch en strategisch niveau bepaalt de uitkomst. Dit is het onderzoek in de open kant van het vraagstuk. Interessante noot: er is wetenschappelijk bewijs dat de verhoogde autonomie van medewerkers bijdraagt aan leiderschapsontwikkeling. Iedereen, niet alleen de medewerker maar ook de leider en de aandeelhouder, kan er beter van worden. 

Kort en concreet: de kern van meervoudig beleid

Het is voor een cultuurverandering rondom werkdruk van belang dat het hoger management werkdruk als probleem én vraagstuk herkent en het werkdrukbeleid richt op integrale verbetering van zowel systeem- als leefwereld. Leiders hebben een rol in het creëren van psychologische veiligheid en kunnen voorbeeldgedrag laten zien, door afspraken na te komen of vroeg verwachtingen bij te stellen tot beloofbare afspraken. 

Meetbaarheid maakt een gesprek mogelijk over de bronnen van de taak- of pieklast, zoals onbeloofbare verwachtingen en een versnipperde werkwijze. Door de individuele én gezamenlijke creativiteit om beter te prioriteren te stimuleren, kan een succesbeleving worden ervaren in het open systeem. Zo verheldert het gesprek over de meetbare indicatoren (visualisatie) het probleem in de context van het vraagstuk; de gesloten- én de open systeemaspecten van werkdruk, zonder deze op één noemer te brengen.

Is meervoudig beleid ook rendabel?

Er zijn veel praktijkervaring opgedaan. Er zijn voldoende aanwijzingen dat sociotechniek in productieorganisaties en zelfroosteren in de zorg economisch rendabel zijn. Meetbare werkdrukbalans is een kortdurende, meervoudige werkdrukinterventie, gericht op de individuele succesbeleving in het werk van autonome professionals. Drie klantcases met Meetbare werkdrukbalans werden beschreven en twee werden wetenschappelijk onderzocht. 

1. Signify (vmlg. Philips Lighting) integreerde de aanpak in het LEAN proces van een afdeling en realiseerde 12,5% productiviteitsverbetering. Lees het inspirerende verhaal van de verandermanager.
2. De Gemeente Maastricht startte de interventie bij het management. Dit is geen panacé. Starten bij medewerkers kan ook effectief zijn. Aktie-onderzoek is altijd maatwerk. Onafhankelijk wetenschappelijk onderzoek liet significante vermindering van werkdruk zien. De verbetering van productiviteit werd geraamd op 7%.
3. Ook Urenco paste deze interventie toe in een team, dat daardoor leerde 'nee' zeggen. Dat was tot voor de interventie niet mogelijk. 

Werkdruk theorie: een evaluatie

Bouwen aan werkdrukbeleid: wie durft?

"The reasonable man adapts himself to the world; the unreasonable one persists in trying to adapt the world to himself. Therefore, all progress depends on the unreasonable man.' George Bernhard Shaw (1856-1950); Irish playwright and critic

“Piekdruk is een onderschat managementissue (manager Gemeente Maastricht)”

Wet- en regelgeving en het verbeterproces

Tenslotte een eerste reflectie op het wettelijk en institutioneel stelsel waarbinnen we in Nederland binnen en buiten organisaties de aanpak van werkdruk, werkstress, psychosociaal verzuim en de sociale verzekeringen van die arbeidsrisico's hebben ingericht. De risico's worden aan de voorkant onvoldoende beheerst. Het proces loopt aan de achterkant door onvoldoende keuringsartsen vast. Dit is niet houdbaar en we weten het.

De versneller

Het is naast vele andere crises één van die complexe vraagstukken, waarvoor het hoog tijd wordt aan de oplossing te gaan werken. Het voordeel van verschillende crises is, dat er overeenkomsten zijn waar we van kunnen leren. De belangrijkste versneller van een systeemtransitie is gedrag. Wanneer het eigenbelang tot gedragsverandering aanzet, gaat dat vroeg of laat gebeuren, daar is geen regelgeving voor nodig. Zie hoe - door de dalende prijs van zonnepanelen - inmiddels veel van de energietransitie binnen reguliere marktcondities wordt georganiseerd. Omdat meervoudig werkdrukbeleid kosteneffectief is, is het in het belang van organisaties om het in te richten. 

Remmers wegnemen

Op dit moment worden er vanuit de regelgeving en het stelsel geen impulsen aan organisaties gegeven om meervoudig te kijken naar het werkdrukbeleid en meervoudig aan de slag te gaan met de verbetering van de kwaliteit van arbeid. De (institutionele) beleidsadviseurs hanteren niet alleen beperkende werkdruktheorieen en -instrumenten, zij hebben deze ook zelf ontwikkeld en zijn er wellicht zelfs mee vergroeid (ik kan niet alles weten, maar lees weinig constructieve zelfkritiek).

Er dringen zich ook vragen op die gaan over rolzuiverheid (over 'vlees, slagers, adviseurs, keurders en keurmerken). De verzekeraar biedt als onderdeel van de verzuimpolis preventief advies: Welk belang heeft de adviseur nu? Om een analogie te gebruiken: naar aanleiding van de financiële crisis zijn de rollen van registeraccountant en financieel adviseur gescheiden en grote adviesbureau's moesten hun dienstverlening langs die lijnen splitsen.   

Ook dit vraagt moed. Ik realiseer mij dat deze vragen ongemakkelijk kunnen zijn, maar ze zijn gesteld vanuit constructieve intenties en met respect. Het kan goed zijn dat ik voor een volgend essay de samenwerking met anderen heb gevonden om mogelijkheden het stelsel te verbeteren, uit te werken. De toekomst zal het leren. Maar het gaat uiteindelijk niet om mij. We mogen rekenen op voldoende reflecterend vermogen van betrokken instituties en een sterke overheid om de goede vragen te stellen bij de ontbrekende effectiviteit van bestaand beleid en op zoek te gaan naar de antwoorden. 

Gunstige condities

De psycho-sociaal-economische conditie van werkend Nederland plaats ons voor uitdagingen in de organisatie van kwaliteit van arbeid (WRR). Het wordt tijd dat onze overheid met nieuwe beleidsinstrumenten leert sturen op effectieve gedrags- en systeemverandering. Ook dat vraagt moed, maar de huidige krapte op de arbeidsmarkt en de vastlopende UWV bieden daarvoor gunstige economische en politieke condities. De energie, ideeën en hoopvolle ervaringen om het beter te doen zijn er al. Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg. Het gaat ook om ont-regelen, deels wellicht zelfs letterlijk in de zin van regels schrappen. Een nieuw kabinet kan ook nieuw beleid maken. Wie durft?

Conclusie

De piek in psychosociaal verzuim in 2023 en het rapport over werkintensivering van de WRR laten zien dat het gemiddeld helaas steeds minder goed lukt om goede voorwaarden voor het ontplooien van menselijk potentieel in organisaties te creëren. Daar kunnen we gelukkig wel veel van leren. Echter, blinde vlekken voor dat leren zitten in onszelf, in organisatieculturen én in theorie en overheidsbeleid.

Er is alle reden om het verbeteren van de HR-praktijk, theorie en beleid samenhangend ter hand te nemen. Dat zal taai zijn, maar we kunnen veel van andere systeemcrises leren, om te beginnen het herkennen van economische drijfveren. Het is daarom tijd voor meervoudig preventief werkdrukbeleid. 

1. Projecten en experimenten met meervoudig werkdrukbeleid blijken psycho-sociaal-economisch waardevol: effectief en economisch rendabel. Iedere context vraagt om een eigen benadering, instrumenten en onderzoek. Er is keus genoeg. Wie durft?
2. De theoretische fundamenten van het werkdrukbeleid in Nederland (Job Demands Resources Model, TNO werkdrukmodel) maken bij het inventariseren van belasting en belastbaarheid géén onderscheid tussen de gesloten en open aspecten van werkdruk; tussen de systeem-  en de leefwereld; de werkwijze van de ingenieur en de tuinier. Het gevolg is dat twee complementaire manieren van onderzoeken, denken en interveniëren op één noemer worden gebracht. Dat verhindert om tot de veranderkundige kern - belemmerende overtuigingen en belemmerende patronen - te komen. De werkdruktheorie is aan vernieuwing toe. Wie durft?
3. Het verbeteren van werkdrukbalans is een complex vraagstuk. Deels heeft dat te maken met genoemde veranderkundige belemmeringen. Deels met theoretische beperkingen. Maar ook het wettelijk kader en de institutionele structuur werken remmend op de ontwikkeling van een betere praktijk. Gezien de onhoudbare stagnatie in de uitvoering van de sociale verzekering, heeft ook de overheid een belang om meervoudig werkdrukbeleid te stimuleren. Wie durft?

Maarten de Winter

Wil je commentaar geven? Op commentaren (zie onder dit artikel) zal ik reageren.

Durf jij meervoudig te kijken naar het werkdrukbeleid?

Ben je geïnspireerd geraakt om te bouwen aan een effectief en rendabel beleid in je eigen organisatie? 

Tijdens de studiedag preventief werkdrukbeleid onderzoek je je eigen perspectief en dat van de organisatie op werkdruk. Je gaat met collega (HR) professionals in gesprek over de mogelijkheden waardevolle experimenten uit te voeren met meervoudigheid. De methode meetbare werkdrukbalans is in de zomer van 2018 met steun uit de Beroepsvereniging voor Arbeids en organisatiedeskundigen (BA&O) beschreven en de instrumenten daarvan staan tot je beschikking. 

Vervolgens biedt de leergang Veerkracht Versterken ondermeer een uitgebreide veranderkundige visie en toegang tot meer instrumenten. Belangstellenden daarvoor vinden een beschrijving van de leergang op deze site en kunnen direct contact leggen.

Meer lezen?

• WRR Rapport werkintensivering 

• Werkstress terugdringen (Wiezer e.a., 2019. TNO)

• Meetbare Werkdrukbalans (M.T. de Winter 2018-03, Tijdschrift voor Toegepaste Arbowetenschappen.